在新闻发布会策划方案通过之后，新闻发布会就进入到执行的环节——活动管理，该环节包括会前管理、现场执行、善后工作三个部分。

　　会前管理

　　工作部署。工作部署需要多方面协调，犹如我们组装一部精密机器，一颗小小的螺丝钉也会影响到整个机器的运转。因此，工作人员的相互协调、对工作任务的合理配置是十分重要的。

　　在准确落实新闻发布会的时间之后，公关公司首先要组建一个覆盖策划、文案、媒介和设计等人员的执行团队，并安排一名活动总监负责整个发布会的管理、督导和监控工作。最后还要落实所需的各种外部支持力量，并与之签订分包协议。

　　在启动阶段，行动方案的完善和工作进度表的编制是活动管理工作的重点，借助“甘特图”可以有效确保工作人员管理当前工作，协调时间进度。

　　以上图中的媒体邀请为例，记者是出席新闻发布会的重要人物之一，媒体邀请需要智力和体力的双重付出。

　　从实践来看，体力付出在于发布会之前的4次媒体沟通。有意向召开新闻发布会时，媒介人员就要打电话与记者联系，告知将要举办的活动并征求媒体对这个活动的看法以及参会意向。在发布会前一周半的时间向记者发出邀请函，并在发布会前的1—2天内与记者确认参会的情况，最后要在距发布会还有半天的时间用短信或电话提醒记者准时到场。

　　智力付出在于如何巧妙地将发布会的亮点和意义传达出去，并以一些小的“神秘感”引起记者的兴趣。例如，可以告诉他们将有神秘嘉宾到场，本次发布会将是全球首场发布会，或者将发布全新设计的产品等等。

　　场地布置。在发布会的头一天，工作人员就要落实好场地布置的工作。如同翻译的最高境界一样，场地布置同样要符合“信、达、雅”。“信”就是准时，在规定的时间内布置完现场;“达”就是通畅，确保所有设备都保持通畅的状态;“雅”就是美观，会场要保持整洁、干净的环境。

　　在布置会场时，有一个与大家一同分享的小技巧：本着“从大到小，从头到尾，从上到下”的布置原则，即先确定大件物品的摆设然后再安排小件器材的位置;先布置完舞台再根据场地条件布置嘉宾席和记者区;从会场顶部的摆设再到桌面的整理和地面的清理。此外，准备一个垃圾袋，把一些随手的垃圾扔到里面，可以大大节省保洁工作的时间。

　　场地布置包括场内布置和场外布置两方面。场外布置包括场外横幅、竖幅、易拉宝、花篮以及VIP房的布置等。在场内布置时，会场空间位置的安排要以实用为准，如小型发布会可用圆桌的形式，制造出融洽、和谐、平等的交流气氛。大型发布会可用方桌，设立发布台等。其次，工作人员还要掌握好“职位高者靠前，自己人靠边、靠后”的坐位布置原则，并在现场前方和后方留出足够的摄像机机位。

　　检查工作“从外到内，从高到低，从全面到重点”，注意把握好细节问题。需要提醒的是，负责保安的人员要对现场进行安全检查，特别要注意是否存在安全隐患。譬如，消防通道是否畅通、杯椅是否完好等等。

　　此外，合作默契的供应商应该成为“合作伙伴”，而不仅仅是“物品提供者”，长期的工作经验能使他们对发布会现场布置提出合理的建议。

　　彩排。在所有准备工作完成、现场布置完毕、设备安装到位的情况下，活动总监要召集全体执行人员以及供应商到现场，按活动流程进行一次全面的彩排，检测活动人员的现场表现，各种设备的使用效果、活动时间是否合理等等，目的是让他们掌握整个会议的流程、明确各自的角色和承担的责任。

　　在发布会前期，客户服务小组至少要进行3次细致的沟通，以此确保工作人员明确职责。对主持人的把控是非常重要的。从实践看，通常要在发布会前的三到四天内把串词、会议流程等重要信息提交给主持人，并在头一天与其进行细致的沟通，沟通内容包括本次发布会的主旨、关键时间点的控制、与会领导的姓名、职位、风格和特点，以及遇到冷场或砸场时的应急手段等等，以便其在正式场合上能够控制好现场的气氛和节奏。

　　一个非常需要注意的细节是：很多时候，客户会把一些流程安排、媒体邀请等工作授权给公关公司，而此时必须要记住，在决策之后的第一时间向客户反馈结果，保证他们随时随地了解发布会的进展情况。

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